Latvijas zāļu verifikācijas sistēmas gala lietotāji ir atbildīgi ne tikai par zāļu verificēšanu sistēmā, bet arī par aktuālu savu datu sniegšanu Latvijas Zāļu verifikācijas organizācijai (LZVO), lai tā varētu uzturēt leģitīmu sistēmas lietotāju datubāzi.
LZVO ir izstrādājusi klientu portālu, kas ir slēgta mājaslapas sadaļa, paredzēta lietošanai tikai farmācijas jomas speciālistiem, kas iesaistīti zāļu verifikācijā. Klientu portālā ir izveidots individuāls profils katrai juridiskai personai (uzņēmumam) – Latvijas zāļu verifikācijas sistēmas (LZVS) gala lietotājam. Katru uzņēmumu var pārstāvēt divas kontaktpersonas, kam tiek piešķirtas portāla pieejas tiesības. Uzņēmuma profilā ir iespējams atjaunot sava uzņēmuma datus (t.sk. par kontaktpersonām, izmantoto IT risinājumu, zāļu iegādes atļauju), iesniegt un saņemt aktuālos dokumentus, uzdot jautājumus LZVO un saņemt atbildes. Daļa informācijas sinhronizējas ar valsts iestāžu reģistriem un datubāzēm. LZVO portālā tiek publicēta detalizēta un aktuāla profesionāla informācija par verifikācijas sistēmas darbību, sistēmas atjaunojumiem, kā arī Eiropas un Latvijas darbības vadlīnijas un citi dokumenti.
LZVO īpaši atgādina ārstniecības iestādēm, ka tām ir jāatjauno informācija LZVO klientu portālā par savu pārstāvēto iestāžu zāļu iegādes atļaujām. Tā kā ārstniecības iestādēm ik pēc 3 gadiem ir jāatjauno zāļu iegādes atļauja un daļa no tām atļaujas neatjauno, tās faktiski zaudē arī pieejas tiesības LZVS.
Lai uzturētu pieeju LZVS tikai leģitīmiem lietotājiem, LZVO plāno ieviest stingrāku pieeju:
- LZVO atgādinās ārstniecības iestādēm, kam beidzies atļaujas termiņš, par pienākumu atjaunot savus zāļu iegādes atļauju datus;
- saziņa notiek ar uzņēmuma norādītajām 2 kontaktpersonām;
- ja 5 darba dienu laikā informācija netiks saņemta, LZVO pieņems lēmumu slēgt pieeju LZVS.
LZVO saskaņā ar Deleģētās regulas 37. pantu ir jāievieš tādas drošības procedūras, kas nodrošina, ka LZVS piekļūt vai tajā augšupielādēt informāciju var tikai lietotāji ar verificētu identitāti, lomu un leģitimitāti.